Gestão de projetos: trabalhar em uma versão desatualizada pode ruir seu projeto

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No meu último post, falei sobre entraves comuns no dia a dia de um gerente de projetos. Hoje, quero aprofundar o assunto de gestão de projetos e falar sobre um entrave em particular: o risco de trabalhar em versões não vigentes de um projeto.

Idealize a seguinte situação: após dezenas de horas trabalhando na concepção de um projeto, desde sua graficação, desenho, até chegar na plotagem, passando pelos detalhamentos e outras partes não menos importantes, o projetista analisa as pranchas, revisa todas as partes passíveis de erro, corrige o que detectou, entra em contato com seu contratante e garante a data da entrega. Porém, acaba percebendo depois, que esteve todo esse tempo, debruçado sobre uma versão antiga e desatualizada do projeto em questão.
O pesadelo poderia ser ainda pior, caso o projeto viesse a ser entregue, incluído no cronograma e orçamento, executado em obra e divulgado aos proprietários e investidores.
O descrito acima pode parecer uma peça ficcional, entretanto é mais comum do que parece.
Inúmeras empresas não só perdem horas de trabalho de seus mais bem remunerados colaboradores, como padecem de posterior falta de credibilidade ao repassarem à execução, um produto desatualizado e que resultará em perdas financeiras aos financiadores do investimento.
Infelizmente, apesar de serem tomadas medidas com algum grau de organização, diversas informações são divulgadas erroneamente aos projetistas e as obras, resultando em vários problemas que a gestão de projetos, além de todas as dificuldades pelas quais já passa, ainda não possuía.
Decorrente do projeto desatualizado, o primeiro problema que a gestão de projetos irá enfrentar é o desgaste político junto ao seu cliente, seja ele interno (colaboradores e contribuintes dentro da própria empresa) ou externo (investidores, fornecedores e contratantes), pois o profissional deverá explicar o incidente, e justificar como seus mecanismos de controle não foram eficientes na inibição da falha ocorrida.
Tal desgaste pode ocasionar desde atraso em pagamentos ou honorários, até uma rescisão contratual com multa, o que seguramente implicaria em uma publicidade negativa para a construtora e para o próprio profissional.
Outra situação comum é o profissional responsável pela gestão de projetos, tentar corrigir o ocorrido, trabalhando em seu próprio escritório visando à retomada da versão vigente do projeto, ao custo de uma alteração de seu cronograma de trabalho. Ou seja, se havia uma sequência pré-estabelecida e planejada para atendimento a diversos clientes, agora esta será prejudicada por uma situação emergencial, cujo objetivo é a estrita correção de problemas.
Infelizmente, não é atípico que escritórios de projetos alterem seus cronogramas semestrais e até anuais de trabalho em função de correções de curso, proporcionadas pelo retrabalho árduo de reparar projetos concebidos em versões erradas ou desatualizadas.
Após a alteração no prazo de entrega do projeto e do desgaste negativo decorrente, ainda resta a análise dos custos e despesas originados pelo erro. Todo o trabalho deverá ser refeito e revisto, e por consequência, a gestão de projeto das construtoras e escritórios de projetos deverá dedicar mais horas na reanálise, correção e confecção de um “novo projeto”, haja vista que é mais custoso revisar um projeto em andamento do que elaborar um desde suas fases iniciais.
Todos os problemas acima citados, versam apenas sobre as dificuldades encontradas pela gestão de projetos nas construtoras e em escritórios de arquitetura e engenharia, no que tange à confecção de projetos. Existem outras inúmeras situações deletérias e colaterais que são enfrentadas pelas obras no momento da execução ou após a execução de versões incorretas de projetos, mas essa é uma outra situação sobre a qual veremos em outra oportunidade.
A boa notícia é que para evitar ou minorar cada dificuldade do texto acima, existem procedimentos padronizados, que na maioria das vezes são de simples execução, mas facilitam a vida do projetista e permitem uma maior assertividade e tranquilidade ao gestor de projetos. E esse será o assunto do nosso próximo artigo. Até lá.

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