Como a má gestão de um projeto compromete o orçamento de obras

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Periodicamente, o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) realiza o levantamento dos custos da construção civil no Brasil. No setor de habitação, o instituto efetua a pesquisa de preços de materiais e mão de obra. Em 2016, o Índice Nacional da Construção Civil, do IBGE, apontou uma inflação de 6,64%. No ano anterior, o índice havia fechado em 5,5%. Os números reforçam que, cada vez mais, o retorno sobre o investimento da indústria da construção muitas vezes não está somente no faturamento, mas também na economia gerada. E, com isso em vista, entende-se a importância de não sobrecarregar o orçamento de obras com gastos desnecessários.
O orçamento de obras é que irá documentar a cotação dos insumos, como por exemplo, quais serão os materiais necessários, de qual tipo e quantidade, a mão de obra e o número de horas necessário por profissionais e equipamentos. São os custos diretos que irão garantir a edificação. Além disso, um orçamento exige uma avaliação de condicionantes, como o tipo de solo no qual se dará a construção, como são as vias de acesso até a obra, qual será o tipo de obra, entre outros. Neste caso, entram ainda os custos indiretos, como instalações provisórias dentro da estrutura da obra, depósitos e refeitórios para os trabalhadores.
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Para garantir que o orçamento de obras se torne um aliado e não um fator que pode inviabilizar a construção, um dos aspectos fundamentais é desenvolver uma boa gestão de projetos. Anteriormente, falamos sobre as tendências que podem contribuir com o planejamento de obras e, entre elas, destacamos algumas funcionalidades para aumentar a produtividade e garantir melhores resultados. Novamente, observa-se a necessidade da adoção de ferramentas específicas para atender a gestão dos projetos e evitar discrepâncias no orçamento de obras. Caso contrário, o preço a se pagar pode ser muito alto.
Fatores distintos contribuem para uma má gestão, incluindo não somente o papel do gerente de projetos, mas também os recursos disponíveis para administrar as diversas etapas da construção e a comunicação entre equipes. O incorreto gerenciamento em algum destes pontos pode comprometer a obra em diferentes proporções e impactar diferentes setores.

Exemplos de como a má gestão pode comprometer o orçamento de obras

Em primeiro lugar, uma má gestão está ligada diretamente com a falta de controle das tarefas. Ou seja, é preciso identificar, efetivamente, quem está realizando qual tarefa, quando, onde e, principalmente, o tempo que está sendo gasto com ela. Quando não se tem documentado tais informações, é inevitável que apareçam os gargalos que interferem diretamente no orçamento de obras. Com um cronograma de trabalho definido anteriormente, de fácil acesso aos profissionais envolvidos, é possível averiguar com antecedência qual etapa da obra está com um atraso maior e promover ações imediatas de melhoria, sem comprometer o orçamento do projeto.
Outro exemplo corriqueiro de má gestão é a falta de controle, dessa vez, das revisões dos desenhos e documentos do empreendimento. Caso a equipe esteja utilizando, por exemplo, o e-mail para enviar as revisões, é possível que ocorram uma série de problemas. Nem todos os servidores de e-mail possuem grande capacidade de armazenamento e, por isso, o arquivo pode acabar se perdendo e não chegar ao destinatário. Nesse caso, o profissional pode estar executando a primeira revisão e, por não receber a segunda, continuar com a versão defasada. Se a situação for notada apenas na hora da entrega, os custos de refação podem invalidar o orçamento de obras anterior e, até mesmo, comprometer os lucros.
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Por fim, a má gestão envolve também o controle dos acessos às informações dos projetos. Aqui, há duas vias que podem comprometer seriamente o orçamento de obras: o acesso irrestrito ou a falta de acesso. No primeiro caso, ao fornecer acesso a todos os profissionais, com possibilidade de alterar e remover informações, acaba-se perdendo a organização e ainda comprometendo a segurança dos dados. Por outro lado, se as pessoas que necessitam acessar os documentos não conseguem, perde-se tempo e produtividade. Por isso, o ideal é que o administrador concentre as informações em um único local, organize por disciplinas e forneça os acessos para as equipes envolvidas.
Se a má gestão pode impactar negativamente no orçamento de obras, uma gestão de projetos com ferramentas específicas e de qualidade pode gerar uma economia significativa. Para conhecer boas práticas aplicadas ao setor, acompanhe nosso blog e confira o próximo artigo sobre gerenciamento sincronizado de pessoas e atividade. Aproveite para deixar dúvidas e sugestões nos comentários!

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